Zásady ochrany osobných údajov

1. ÚVOD

Vážení návštevníci a zákazníci, ochrana vašich osobných údajov je pre nás v spoločnosti Ekofarma Ostrov s.r.o. prioritou. Tento dokument slúži na podrobné vysvetlenie, ako zhromažďujeme, spracúvame, uchovávame a chránime vaše osobné údaje pri využívaní našich služieb a návšteve webovej stránky. Chceme, aby ste mali úplný prehľad o tom, aké údaje získavame, prečo ich potrebujeme a ako ich bezpečne spracovávame v súlade s platnou legislatívou, najmä s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679, známejším ako GDPR.

Naším cieľom nie je len plniť zákonné povinnosti, ale tiež budovať dôveru a transparentnosť voči vám, našim klientom a návštevníkom. Tento dokument podrobne vysvetľuje všetky procesy a práva, ktoré sa týkajú spracovania osobných údajov, aby ste sa mohli cítiť bezpečne a informovane.

2. IDENTIFIKÁCIA A KONTAKTNÉ ÚDAJE

Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť Ekofarma Ostrov s.r.o., ktorá sídli na adrese Veľký Lél 819, 946 12 Zlatná na Ostrove. Identifikačné číslo organizácie (IČO) je 47999926.

Pre otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov alebo uplatnenia vašich práv nás môžete kontaktovať na e-mailovej adrese info@ekofarma.sk alebo telefonicky na čísle +421 905 123 456.

Prevádzkovateľ nemá vymenovanú špeciálnu zodpovednú osobu pre ochranu osobných údajov, keďže to podľa súčasnej legislatívy nie je povinnosťou.

Všetci naši zamestnanci, ktorí spracúvajú osobné údaje, sú riadne poučení, zaviazaní mlčanlivosťou a pravidelne školení, aby bola zabezpečená maximálna ochrana vašich údajov.

3. VYHLÁSENIE O SPRACOVANÍ ÚDAJOV

Osobné údaje spracovávame výlučne na účely poskytovania služieb, administrácie rezervácií, účtovníctva, marketingu a komunikácie. Údaje nezdieľame so žiadnymi tretími stranami bez právneho dôvodu a v rozsahu, ktorý je nevyhnutný na splnenie konkrétnych povinností.

Spracovanie osobných údajov prebieha prostredníctvom vlastných zamestnancov, ktorí sú riadne poverení a pravidelne školení v oblasti ochrany údajov.

Povinné údaje sú zhromažďované a spracúvané na základe zákonných predpisov, ako napríklad zákon o hlásení pobytu občanov SR (zákon č. 253/1998 Z.z.) a zákon o pobyte cudzincov (zákon č. 404/2011 Z.z.). Tieto údaje spracúvame v rozsahu a lehotách, ktoré vyplývajú zo zákona.

Poskytnutie zákonom požadovaných údajov je nevyhnutné pre poskytnutie služby ubytovania. V prípade, že poskytujete údaje za inú osobu (napríklad za dieťa alebo neplnoletú osobu), je potrebné, aby ste túto skutočnosť jasne uviedli a potvrdili súhlas.

4. PRÁVNY ZÁKLAD SPRACÚVANIA

Spracovanie osobných údajov je vždy založené na aspoň jednom z právnych základov definovaných v článku 6 GDPR. Tento právny základ si vždy overujeme pred začatím spracovania a vyhodnocujeme jeho vhodnosť vzhľadom na účel spracovania.

Medzi najčastejšie právne základy, ktoré používame, patria:

• Plnenie zmluvy: spracovanie údajov potrebných na uzatvorenie a plnenie zmluvy o ubytovaní, vybavenie rezervácie, komunikáciu pred príchodom a počas pobytu.
• Plnenie zákonnej povinnosti: uchovávanie a sprístupňovanie údajov podľa zákonov o evidencii pobytov, hlásení pobytu obciam a polícii, daňových povinností.
• Súhlas dotknutej osoby: získanie súhlasu na zasielanie marketingových materiálov, newsletterov alebo iných propagačných informácií, ktoré možno kedykoľvek odvolať.
• Oprávnený záujem: zabezpečenie bezpečnosti majetku a osôb kamerovým systémom v spoločných priestoroch, predchádzanie podvodom alebo vymáhanie pohľadávok.

V prípade spracovania na základe oprávneného záujmu vždy vykonávame test proporcionality, aby sme vyvážili práva dotknutých osôb a naše oprávnené záujmy.

5. ROZSAH SPRACÚVANÝCH ÚDAJOV

Zhromažďujeme len také osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na splnenie konkrétnych účelov spracovania. Podrobne ide o tieto údaje:

• Identifikačné údaje: meno, priezvisko, titul a iné údaje potrebné na identifikáciu klienta a hostí.
• Kontaktné údaje: e-mailová adresa, telefónne číslo, korešpondenčná adresa.
• Údaje o rezervácii: dátumy príchodu a odchodu, počet osôb, špecifické požiadavky (napríklad bezbariérový prístup, alergie).
• Účtovné a platobné údaje: fakturačné informácie, čísla účtov, doklady o platbách.
• Technické údaje: IP adresa, cookies, údaje o používanom prehliadači a zariadení, ktoré nám pomáhajú analyzovať návštevnosť a bezpečnosť webu.
• Kamerové záznamy: vizuálne záznamy osôb pohybujúcich sa v spoločných a verejných priestoroch, uchovávané maximálne 14 dní.

Nezhromažďujeme a nespracúvame citlivé osobné údaje, ako sú údaje o zdravotnom stave, politických názoroch, náboženstve či sexuálnej orientácii, pokiaľ nám tieto nie sú výslovne poskytnuté z vašej strany v súvislosti s poskytovanou službou (napríklad alergie).

6. PRÍJEMCOVIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Osobné údaje sú zdieľané len s oprávnenými osobami a organizáciami, ktoré potrebujú tieto údaje na účely splnenia svojich zákonných alebo zmluvných povinností. Prevádzkovateľ garantuje, že všetky tieto subjekty sú viazané mlčanlivosťou a legislatívnymi pravidlami ochrany osobných údajov.

• Účtovnícke firmy a daňoví poradcovia: pre správne vedenie účtovníctva, dodržiavanie daňových zákonov a prípravu daňových priznaní.
• Poskytovatelia IT služieb a hostingu: ktorí zabezpečujú technickú prevádzku webu, správu e-mailov a dátových úložísk.
• Právne kancelárie a externí konzultanti: ktorí poskytujú právne poradenstvo a zastupujú prevádzkovateľa v súdnych alebo správnych konaniach.
• Orgány verejnej moci: na základe zákonnej povinnosti, napríklad polícia, finančná správa, mestský úrad a iné kompetentné úrady.

7. DOBA UCHOVÁVANIA ÚDAJOV

Osobné údaje sú uchovávané po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu ich spracovania, pričom prevádzkovateľ rešpektuje všetky zákonom stanovené lehoty archivácie.

• Rezervačné a prevádzkové údaje: 5 rokov od ukončenia poskytovania služby z dôvodu možných kontrol, reklamácií a ďalších oprávnených záujmov prevádzkovateľa.
• Účtovné doklady: podľa zákona o účtovníctve minimálne 10 rokov od ukončenia účtovného obdobia.
• Cookies a analytické údaje: uchovávané najviac 13 mesiacov, následne automaticky vymazané alebo anonymizované.
• Kamerové záznamy: maximálne 14 dní, s výnimkou prípadov vyšetrovania incidentov, kedy sú uchovávané do vyriešenia prípadu.

Po uplynutí lehoty sú údaje bezpečne vymazané alebo anonymizované, čím je zabezpečené, že už nie je možné identifikovať dotknutú osobu.

8. POUŽÍVANIE SÚBOROV COOKIES

Naša webová stránka využíva súbory cookies, ktoré pomáhajú zabezpečiť správnu funkčnosť, zlepšovať používateľský zážitok, analyzovať návštevnosť a zobrazovať relevantný obsah vrátane reklamy.

Používané typy cookies zahŕňajú:

• Nevyhnutné cookies: zabezpečujú základné funkcie webu ako navigácia, prihlásenie a ukladanie preferencií. Tieto cookies sú nevyhnutné pre fungovanie stránky a nie je možné ich vypnúť.
• Analytické cookies: anonymne zbierajú údaje o návštevníkoch, ako sú najnavštevovanejšie stránky, čas strávený na stránke, použité zariadenie a prehliadač. Pomáhajú nám lepšie porozumieť správaniu návštevníkov a zlepšovať služby. Používame napríklad Google Analytics.
• Marketingové cookies: používajú sa na sledovanie správania návštevníkov medzi webmi s cieľom zobrazovať relevantné reklamy (remarketing). Tieto cookies sú spravované tretími stranami ako Google Ads, Facebook a ďalšími platformami.

Pri prvej návšteve webu sa zobrazí banner, kde môžete vybrať, ktoré kategórie cookies povolíte. Nastavenia je možné kedykoľvek zmeniť v nastaveniach prehliadača alebo cez odkaz na spravovanie cookies na stránke.

Odmietnutie niektorých cookies môže ovplyvniť funkčnosť webu alebo dostupnosť personalizovaných služieb, avšak základné funkcie budú zachované.

9. PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY

Každá fyzická osoba, ktorej údaje spracúvame, má v súlade s GDPR právo na:

• Prístup k údajom: Získať informácie o tom, či spracúvame jej osobné údaje, aké, na aký účel a komu ich poskytneme.
• Opravu údajov: Požiadať o opravu alebo doplnenie nepresných alebo neúplných údajov.
• Výmaz údajov: Žiadať vymazanie údajov, ak už nie sú potrebné, alebo ak bola odvolaná súhlas.
• Obmedzenie spracovania: Požiadať o obmedzenie spracovania v prípadoch sporu o správnosť alebo nezákonnosť spracovania.
• Právo na prenosnosť: Získať svoje údaje v bežne používanom formáte a preniesť ich inému prevádzkovateľovi.
• Namietanie spracovania: Namietať spracovanie založené na oprávnenom záujme, pokiaľ nie sú preukázané závažné dôvody na pokračovanie spracovania.
• Podanie sťažnosti: Obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, ak má podozrenie na porušenie práv.

Pre uplatnenie týchto práv nás môžete kontaktovať e-mailom na info@ekofarma.sk alebo písomne na adrese prevádzkovateľa.

10. BEZPEČNOSŤ A OCHRANA ÚDAJOV

Prevádzkovateľ zaviedol rozsiahle technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie osobných údajov pred neoprávneným prístupom, stratou, zneužitím alebo zničením.

• Šifrovanie komunikácie cez HTTPS s platným SSL certifikátom
• Firewall a antivírusové riešenia na serveroch a pracovných staniciach
• Pravidelné zálohovanie dát a bezpečné uloženie záloh
• Prístup k údajom len pre autorizované osoby na základe potreby
• Pravidelné školenia zamestnancov o GDPR a bezpečnostných opatreniach
• Zabezpečené fyzické priestory so systémom kontroly vstupu

Každý bezpečnostný incident je dokumentovaný a v prípade potreby hlásený príslušnému dozornému orgánu v zákonnej lehote.

11. INFORMÁCIE NA MIESTE

Tento dokument je k dispozícii nielen online na webovej stránke, ale aj fyzicky:

• Na recepcii ubytovacieho zariadenia v tlačenej forme
• V každej izbe ako súčasť uvítacieho balíka pre hostí
• Na požiadanie je možné získať kópiu u vedúceho prevádzky

Všetky významné zmeny v zásadách budú včas komunikované návštevníkom a zákazníkom.

12. DOZORNÝ ORGÁN A KONTAKT

Ak máte otázky alebo si chcete uplatniť svoje práva, kontaktujte nás alebo priamo dozorný orgán:

Prevádzkovateľ:

Ekofarma Ostrov s.r.o.
Veľký Lél 819
946 12 Zlatná na Ostrove
IČO: 47999926
E-mail: info@ekofarma.sk
Telefón: +421 905 123 456

Dozorný orgán:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27
Tel.: +421 2 3231 3220
Web: www.dataprotection.gov.sk
E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk